A. QUY TRÌNH CHUYỂN TỪ ĐẶT CHỖ SANG ĐẶT CỌC
I. MỤC ĐÍCH
Quy định thống nhất các bước chuyển tiền đặt chỗ sang đặt cọc, đảm bảo đúng quy trình, đầy đủ căn cứ pháp lý và xác nhận rõ ràng giữa Khách hàng – Sale – Công ty.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho tất cả các giao dịch có phát sinh đặt chỗ và chuyển sang đặt cọc tại các dự án do Công ty phân phối, theo nguyên tắc:
-
Bên A cung cấp được sản phẩm đúng theo:
-
Thông tin rumor đã tư vấn trước đó cho Bên B;
-
Bảng giá chính thức hoặc bảng giá trần do Chủ đầu tư ban hành.
-
-
Bên B đồng ý mua sản phẩm được giới thiệu.
III. QUY TRÌNH THỰC HIỆN
🔹 TRƯỜNG HỢP 1: KHÁCH HÀNG KÝ PHIẾU ĐẶT CHỖ (OFFLINE)
Bước 1. Thu hồi phiếu đặt chỗ
- Sale/Admin thu lại Phiếu đặt chỗ bản gốc (Liên 1) đã phát hành cho khách hàng.
- Kiểm tra thông tin: tên khách, mã căn, số tiền đặt chỗ, ngày lập phiếu.
Bước 2. Lập phiếu đặt cọc
- Sale/Admin lập Phiếu đặt cọc theo mẫu quy định của Công ty/CĐT.
- Thông tin trên phiếu đặt cọc phải khớp với thông tin đặt chỗ đã phát sinh.
Bước 3. Đối chiếu và bổ sung đủ tiền đặt cọc (nếu có)
-
Trường hợp số tiền khách hàng đã nộp ở bước đặt chỗ chưa đủ giá trị tiền đặt cọc theo quy định, Sale có trách nhiệm:
-
Thông báo rõ cho khách hàng số tiền còn thiếu;
-
Yêu cầu khách hàng bổ sung đầy đủ phần tiền còn thiếu.
-
-
Việc xác nhận đặt cọc chỉ được thực hiện sau khi khách hàng đã:
-
Hoàn tất chuyển đủ 100% giá trị tiền đặt cọc;
-
Có chứng từ chuyển tiền hợp lệ.
-
Bước 4. Ký xác nhận phiếu đặt cọc
- Khách hàng ký xác nhận trên Phiếu đặt cọc.
- Sale ký xác nhận, chuyển Admin/Thủ tục lưu hồ sơ.
Bước 5. Ghi nhận chuyển tiền đặt chỗ sang đặt cọc
- Số tiền đặt chỗ (sau khi đã bổ sung đủ) được chuyển đổi thành tiền đặt cọc.
- Giao dịch tiếp tục được xử lý theo Chính sách bán hàng (CSBH) của Chủ đầu tư.
🔹 TRƯỜNG HỢP 2: KHÁCH HÀNG ONLINE / KHÔNG KÝ TRỰC TIẾP
Bước 1. Khách hàng chuyển tiền
-
Khách hàng chuyển tiền từ đặt chỗ sang đặt cọc vào tài khoản Công ty theo đúng quy định.
Bước 2. Khách hàng gửi tin nhắn xác nhận đặt cọc
Khách hàng gửi tin nhắn/email (Zalo, Email, SMS…) với nội dung tối thiểu như sau:
XÁC NHẬN ĐẶT CỌC / CHUYỂN BOOKING SANG CỌC
Tôi là: ………………………………………
CCCD số: ……………………………………
Ngày ……… tôi đã chuyển số tiền …………… đồng
vào STK Quỹ Công ty.
Bằng tin nhắn này, tôi xác nhận chuyển số tiền trên
thành đặt cọc cho căn …………
tại dự án …………………………………
với mức giá là ……………………………Tôi tự nguyện mua và nếu không mua nữa
tôi chấp nhận mất cọc và không có khiếu nại gì.
Bước 3. Sale/Admin kiểm tra và xác nhận
-
Đối chiếu:
-
Thông tin người chuyển tiền
-
Số tiền
-
Nội dung chuyển khoản
-
Tin nhắn xác nhận của khách hàng
-
-
Lưu tin nhắn xác nhận vào hồ sơ giao dịch (ảnh chụp màn hình/email).
Bước 4. Lập hồ sơ đặt cọc
-
Admin/Thủ tục lập Phiếu đặt cọc dựa trên:
-
Sao kê chuyển tiền
-
Tin nhắn xác nhận của khách hàng
-
-
Giao dịch được ghi nhận là đã đặt cọc hợp lệ.
Bước 5. Thực hiện các bước tiếp theo
-
Tiếp tục xử lý giao dịch theo CSBH và quy trình của Chủ đầu tư.
IV. LƯU Ý QUAN TRỌNG
-
Chỉ ghi nhận đặt cọc hợp lệ khi có đầy đủ chứng từ xác nhận.
-
Trường hợp online, tin nhắn xác nhận của khách hàng là căn cứ pháp lý bắt buộc.
-
Mọi hồ sơ phải được lưu trữ đầy đủ để phục vụ đối chiếu, ký HĐMB và thanh toán về sau.
B. TRƯỜNG HỢP 2: KHÁCH HÀNG KHÔNG MUA – HOÀN TIỀN BOOKING
Áp dụng trong các trường hợp
-
Bên A không cung cấp được sản phẩm đúng như thông tin rumor đã tư vấn;
-
Thông tin sản phẩm thực tế có sự thay đổi so với nội dung tư vấn ban đầu;
-
Bên B không còn nhu cầu đặt mua sản phẩm.
Các bước thực hiện
Bước 1: Khách hàng thông báo không tiếp tục mua bằng email/tin nhắn/văn bản.
- Khách hàng hoàn thiện đơn Đề nghị hoàn tiền
- Sale/Admin thu lại Phiếu đặt chỗ bản gốc (Liên 1) đã phát hành cho khách hàng.
Bước 2: Admin tiếp nhận thông tin, kiểm tra:
-
-
Thông tin khách hàng;
-
Số tiền booking đã nộp.
-
Bước 3: Redland thực hiện hoàn tiền theo quy trình hoàn tiền booking
Bước 4: Hoàn tất hoàn tiền và lưu hồ sơ giao dịch.
