QUY TRÌNH TRA SOÁT NỘI DUNG CHUYỂN KHOẢN

 

I. MỤC ĐÍCH

Quy định thống nhất quy trình tra soát nội dung chuyển khoản tiền booking/đặt cọc nhằm:

• Xác định chính xác giao dịch phát sinh;

• Làm căn cứ xác nhận tiền cọc/booking;

• Phát hành Phiếu booking/Phiếu đặt cọc đúng quy định;

• Hạn chế sai sót, khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong quá trình đối chiếu.

Mẫu đơn đề nghị tra soát nội dung chuyển khoản

II. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho các giao dịch:

• Chuyển khoản vào tài khoản Công ty;

• Có nội dung sai, thiếu, không đầy đủ hoặc không xác định được:

  • Booking;

  • Căn hộ/sản phẩm;

  • Khách hàng;

  • Dự án.

---

III. CÁC TRƯỜNG HỢP PHẢI TRA SOÁT

Thực hiện tra soát trong các trường hợp sau:

• Nội dung chuyển khoản không đúng quy định đã ban hành;

• Sai hoặc thiếu tên khách hàng/người chuyển tiền;

• Sai hoặc thiếu mã căn/mã booking/dự án;

• Không xác định được giao dịch tương ứng với hồ sơ bán hàng;

• Phát sinh khiếu nại, tranh chấp liên quan đến tiền chuyển khoản.

---

IV. CHECKLIST BỘ HỒ SƠ TRA SOÁT (BẮT BUỘC)

1. Ủy nhiệm chi/Sao kê chuyển khoản (UNC)

2. CCCD/CCCD photo của khách hàng hoặc người chuyển khoản

3. Đơn đề nghị tra soát/hoàn tiền (theo mẫu ban hành)

4. Phiếu booking/Phiếu đặt cọc (02 liên đầy đủ, nếu đã phát hành)

⚠️ Hồ sơ không đầy đủ → không tiếp nhận xử lý tra soát.

V. LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI THỰC HIỆN TRA SOÁT

1️⃣ Nguyên tắc xác định giao dịch

• Mỗi giao dịch tra soát chỉ gắn với 01 tài khoản Công ty nhận tiền.

• Không mặc nhiên hiểu hoặc suy đoán giao dịch giữa các pháp nhân khác nhau, dù cùng hệ thống.

---

2️⃣ Lưu ý khi khách hàng tích chọn “Tra soát” hoặc “Hoàn tiền”

• Khách hàng chỉ được tích chọn 01 nội dung đề nghị trên đơn.

• Trường hợp đã tích Hoàn tiền:

  • Không đồng thời tích Ủy quyền chuyển tiền;

  • Giao dịch không được sử dụng làm căn cứ xác nhận booking/cọc.

---

3️⃣ Thông tin pháp nhân nhận tiền

Trong Đơn đề nghị, bắt buộc thể hiện rõ:

• Tên Công ty/pháp nhân đã nhận tiền;

• Số tiền tra soát/hoàn tiền chỉ thuộc giao dịch phát sinh tại công ty đó.

⛔ Không thực hiện tra soát/cấn trừ giữa các công ty nếu không có văn bản chấp thuận riêng.

---

4️⃣ Thông tin người chuyển tiền & thụ hưởng

• Tên người chuyển tiền trên UNC phải:

  • Trùng với khách hàng đứng tên giao dịch;

---

5️⃣ Nội dung chuyển khoản sau tra soát

• Nội dung chuyển khoản phải ghi đúng theo quy định nhận booking/đặt cọc của công ty

• Đúng tên khách hàng đặt mua, đúng mã căn, đúng tên dự án

---

6️⃣ Trách nhiệm & thời gian xử lý

Ngay sau khi phát hiện thông tin chuyển khoản có sai lệch, không đầy đủ hoặc không đúng quy định, Admin/Kế toán có trách nhiệm:

• Thông báo và yêu cầu Nhân viên Kinh doanh liên hệ Khách hàng để bổ sung Đơn đề nghị tra soát nội dung chuyển khoản theo đúng mẫu và quy định; đồng thời thực hiện tra soát tại ngân hàng (nếu có) và gửi kết kết quả tra soát về admin/kế toán.
• Tiếp nhận hồ sơ tra soát và rà soát tính đầy đủ, hợp lệ của chứng từ.

---

VI. KẾT QUẢ XỬ LÝ SAU TRA SOÁT

Căn cứ kết quả tra soát, Công ty thực hiện 01 trong các phương án:

• Xác nhận giao dịch hợp lệ → Phát hành Phiếu booking/Phiếu đặt cọc;

• Điều chỉnh, bổ sung thông tin giao dịch;

• Lưu hồ sơ