Nhằm đảm bảo việc thanh toán hoa hồng minh bạch – đúng hạn – đúng số liệu, Công ty ban hành quy trình tạm ứng/thanh toán hoa hồng như sau:
1. NGUYÊN TẮC CHUNG
- Hoa hồng chỉ được xem xét tạm ứng đối với:
- Giao dịch đã được xác nhận doanh số theo quy trình XNGD:
- Hồ sơ giao dịch đầy đủ, hợp lệ;
- Số liệu đã được Admin/Kế toán và CVKD thống nhất
- Giao dịch đã được xác nhận doanh số theo quy trình XNGD:
- Hoa hồng chỉ được xem xét thanh toán đối với:
- Giao dịch đã được tạm ứng hoa hồng và đã ghi nhận tỷ lệ hoa hồng/tỷ lệ đối chiếu theo quy định;
- Chủ đầu tư đã thực hiện đầy đủ các đợt thanh toán phí môi giới còn lại, đảm bảo lũy kế đạt 100% phí môi giới của bất động sản;
- Công ty đã thực tế nhận được đầy đủ phí môi giới từ Chủ đầu tư;
- Hồ sơ giao dịch đầy đủ, hợp lệ;
- Số liệu đã được Admin/Kế toán và CVKD thống nhất.
- Giao dịch đã được tạm ứng hoa hồng và đã ghi nhận tỷ lệ hoa hồng/tỷ lệ đối chiếu theo quy định;
- Việc tạm ứng/thanh toán hoa hồng được thực hiện theo kỳ hàng tháng, không thanh toán rời lẻ từng giao dịch.
2. MỐC THỜI GIAN THỰC HIỆN
🔹 Từ ngày 01 đến ngày 05 hàng tháng
- Admin/Kế toán:
- Tổng hợp doanh số đã chốt của tháng trước;
- Lập Bảng kê rà soát hoa hồng;
- Gửi Ban Lãnh đạo xem xét, kiểm tra và chốt số liệu.
🔹 Ngày 09 hàng tháng
- Sau khi số liệu được chốt nội bộ:
- Admin/Kế toán gửi Bảng kê hoa hồng chính thức cho CVKD.
- CVKD có trách nhiệm:
- Kiểm tra, đối chiếu:
- Doanh số
- Tỷ lệ hoa hồng
- Nguồn khách
- Phân chia với Marketing (nếu có)
- Phản hồi lại Admin/Kế toán trong thời gian quy định.
❗ Trường hợp CVKD không phản hồi đúng hạn, số liệu được hiểu là đã đồng ý.
🔹 Ngày 10 hàng tháng
- Sau khi hai bên thống nhất số liệu:
- Tiến hành ký xác nhận bảng kê;
- Admin/Kế toán tiến hành thanh toán hoặc tạm ứng hoa hồng cho CVKD theo bảng kê đã chốt.
3. TRÁCH NHIỆM CỦA CHUYÊN VIÊN KINH DOANH
CVKD có trách nhiệm:
- Nộp đầy đủ XNGD và hồ sơ giao dịch đúng hạn;
- Chủ động kiểm tra bảng kê hoa hồng khi được gửi;
- Phản hồi kịp thời nếu có sai lệch.
❗ Các trường hợp sau có thể bị dời sang kỳ thanh toán tiếp theo:
- Hồ sơ giao dịch chưa đầy đủ;
- Chưa thống nhất được số liệu;
- CVKD phản hồi chậm, không phản hồi.
4. BIỂU MẪU ÁP DỤNG
- Việc tạm ứng/thanh toán hoa hồng được thực hiện theo mẫu biểu của Công ty, bao gồm:
- Mẫu đề nghị tạm ứng hoa hồng;
- Mẫu bảng kê thanh toán hoa hồng.
(CVKD vui lòng sử dụng đúng mẫu biểu, không dùng mẫu tự phát.)
5. LƯU Ý QUAN TRỌNG
- Hoa hồng chỉ được thanh toán khi:
- Doanh số đã được ghi nhận;
- Số liệu đã được chốt;
- Đúng kỳ thanh toán theo quy định.
Công ty không giải quyết thanh toán ngoài quy trình.
