I. TỔNG QUAN
Quy trình hoàn thành onboarding là bước cuối cùng nhằm chính thức hóa mối quan hệ lao động giữa Công ty và nhân sự Sale Bất động sản sau giai đoạn đào tạo, thử việc và hội nhập. Quy trình này đảm bảo nhân sự được công nhận đầy đủ về mặt pháp lý, quyền hạn, trách nhiệm, đồng thời giúp Công ty quản trị rủi ro, tài sản và hiệu quả kinh doanh một cách minh bạch, thống nhất.
II. MỤC ĐÍCH
Quy trình được xây dựng với các mục đích sau:
1. Chuẩn hóa hồ sơ nhân sự
- Đảm bảo mỗi nhân sự Sale đều có đầy đủ hồ sơ pháp lý theo quy định của Công ty và pháp luật.
- Thống nhất quy trình onboarding trên toàn hệ thống, tránh xử lý tùy tiện hoặc thiếu sót hồ sơ.
2. Xác lập quan hệ lao động chính thức
- Ghi nhận nhân sự đã hoàn thành onboarding và đủ điều kiện làm việc chính thức.
- Làm cơ sở pháp lý cho việc chi trả lương, hoa hồng, thưởng và các quyền lợi khác.
3. Ràng buộc trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp
- Xác định rõ trách nhiệm của Sale trong hoạt động tư vấn, bán hàng bất động sản.
- Ngăn ngừa các hành vi vi phạm như: tư vấn sai pháp lý, nổ giá, ôm hàng, sử dụng sai data khách hàng.
4. Bảo vệ quyền lợi cho Công ty và nhân sự
- Bảo vệ Công ty trước các rủi ro pháp lý, tranh chấp nội bộ hoặc tranh chấp với khách hàng.
- Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của nhân sự khi phát sinh quyền lợi, nghĩa vụ hoặc tranh chấp lao động.
5. Làm căn cứ quản lý và đánh giá hiệu quả làm việc
- Là nền tảng để áp dụng KPI, chính sách lương – thưởng – hoa hồng.
- Là căn cứ đánh giá năng lực, xét thăng tiến hoặc xử lý vi phạm.
III. Ý NGHĨA
1. Đối với Công ty
- Kiểm soát chặt chẽ nhân sự sale ngay từ đầu.
- Hạn chế rủi ro mất data, mất khách, mất uy tín thương hiệu.
- Tạo sự chuyên nghiệp, nhất quán trong quản trị nhân sự.
2. Đối với nhân sự Sale
- Được công nhận chính thức vai trò, vị trí và quyền lợi.
- Hiểu rõ trách nhiệm, giới hạn quyền hạn khi hành nghề.
- Có định hướng rõ ràng để phát triển lâu dài trong nghề.
IV. PHẠM VI ÁP DỤNG
- Áp dụng cho toàn bộ nhân sự Sale Bất động sản.
- Bao gồm: nhân sự mới, nhân sự thử việc đạt yêu cầu, nhân sự tái onboarding (nếu có).
V. ĐIỀU KIỆN XÁC NHẬN HOÀN THÀNH ONBOARDING
Nhân sự được xác nhận hoàn thành onboarding khi đáp ứng đầy đủ:
- Hoàn thành toàn bộ lộ trình đào tạo theo quy định.
- Đạt yêu cầu đánh giá năng lực của Leader/Quản lý trực tiếp.
- Hoàn tất đầy đủ hồ sơ và thủ tục theo quy trình này.
VI. DANH MỤC HỒ SƠ & THỦ TỤC BẮT BUỘC
1. Ký hợp đồng lao động
Mục đích:
- Xác lập quan hệ lao động chính thức giữa Công ty và nhân sự.
- Là căn cứ pháp lý cao nhất trong quản lý lao động.
Ý nghĩa:
- Thể hiện sự cam kết song phương giữa Công ty và nhân sự.
- Là cơ sở để giải quyết quyền lợi, nghĩa vụ và tranh chấp (nếu có).
Nội dung chính:
- Chức danh, mô tả công việc.
- Thời hạn hợp đồng.
- Lương cơ bản, hoa hồng, thưởng và các chế độ khác.
- Quyền và nghĩa vụ của hai bên.
2. Ký bản cam kết
Mục đích:
- Ràng buộc trách nhiệm hành vi và đạo đức nghề nghiệp.
- Phòng ngừa rủi ro vi phạm nội quy, vi phạm pháp lý.
Ý nghĩa:
- Xây dựng văn hóa làm nghề trung thực, minh bạch.
- Bảo vệ uy tín thương hiệu và dữ liệu của Công ty.
Nội dung cam kết:
- Tuân thủ nội quy, quy chế Công ty.
- Tư vấn đúng pháp lý, đúng sản phẩm.
- Không nổ giá, không ôm hàng, không sử dụng sai data.
- Bảo mật thông tin khách hàng và thông tin nội bộ.
3. Biên bản bàn giao
Mục đích:
- Ghi nhận việc bàn giao tài sản, dữ liệu và quyền truy cập.
- Làm căn cứ quản lý và thu hồi khi cần thiết.
Ý nghĩa:
- Tránh tranh chấp, thất thoát tài sản và dữ liệu.
- Minh bạch trách nhiệm giữa bên giao và bên nhận.
Nội dung bàn giao:
- Tài khoản hệ thống (CRM, email, phần mềm bán hàng).
- Data khách hàng được phân bổ.
- Tài liệu đào tạo, tài liệu bán hàng.
- Công cụ làm việc (nếu có).
VII. TRÁCH NHIỆM CÁC BÊN
1. Nhân sự Sale
- Hoàn thiện hồ sơ cá nhân.
- Ký đầy đủ các văn bản liên quan.
- Tuân thủ các nội dung đã cam kết.
2. Leader/Quản lý trực tiếp
- Đánh giá kết quả onboarding.
- Đề xuất xác nhận hoàn thành onboarding.
- Phối hợp bàn giao công việc và data.
3. Phòng Hành chính – Nhân sự
- Chuẩn bị, kiểm soát và lưu trữ hồ sơ.
- Theo dõi hiệu lực hợp đồng và cam kết.
- Cập nhật thông tin lên hệ thống/Wiki nội bộ.
VIII. GHI CHÚ
- Hồ sơ onboarding chỉ được xem là hoàn tất khi đủ chữ ký các bên.
- Nhân sự chưa hoàn tất hồ sơ sẽ chưa được áp dụng đầy đủ chính sách lương – thưởng.
- Quy trình có thể được điều chỉnh theo pháp luật và chính sách Công ty từng thời kỳ.
