I. MỤC ĐÍCH:
Quy định thống nhất quy trình đối chiếu và thanh toán hoa hồng cho Cộng tác viên (CTV) / Đơn vị F2 nhằm đảm bảo minh bạch số liệu, kiểm soát rủi ro tài chính và phù hợp dòng tiền từ Chủ đầu tư
II. PHẠM VI ÁP DỤNG:
Áp dụng cho toàn bộ giao dịch có sự tham gia của CTV / F2 tại các dự án do Công ty phân phối.
III. NGUYÊN TẮC CHUNG:
1. Hoa hồng chỉ được đối chiếu và thanh toán khi:
- Giao dịch đã xác nhận doanh số hợp lệ;
- Hồ sơ giao dịch đầy đủ, hợp lệ;
- Công ty đã nhận được hoa hồng từ Chủ đầu tư;
- Số liệu được các bên liên quan thống nhất.
2. Công ty không thực hiện ứng trước hoa hồng trong mọi trường hợp.
3. Lịch thanh toán hoa hồng: ngày 01 và ngày 15 hàng tháng.
IV. QUY TRÌNH ĐỐI CHIẾU:
Bước 1: Tổng hợp các giao dịch đủ điều kiện thanh toán.
Bước 2: Lập bảng đối chiếu hoa hồng CTV/F2.
Bước 3: Gửi bảng đối chiếu cho CTV/F2 xác nhận (thời hạn phản hồi: 02 ngày làm việc).
Bước 4: Xử lý sai lệch (nếu có) và chốt số liệu.
V. QUY TRÌNH THANH TOÁN:
Bước 5: Chốt danh sách thanh toán theo lịch.
Bước 6: Kế toán thực hiện chi trả theo dòng tiền hoa hồng thực nhận từ Chủ đầu tư.
VI. BỘ HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN HOA HỒNG:
CTV / Đơn vị F2 chỉ được xem xét thanh toán hoa hồng khi cung cấp đầy đủ bộ hồ sơ đề nghị thanh toán, bao gồm nhưng không giới hạn các tài liệu sau (Phụ lục checklist đính kèm):
1. Hợp đồng hợp tác / Hợp đồng liên kết ký kết giữa Công ty và CTV/Đơn vị F2;
2. Biên bản xác nhận giao dịch thành công;
3. Thỏa thuận đặt cọc và/hoặc Hợp đồng vay vốn và/hoặc Hợp đồng mua bán của khách hàng (bản photocopy/scan/hình ảnh rõ nét) đối với toàn bộ các sản phẩm giao dịch thành công theo danh sách đối chiếu phí;
4. Bảng kê đối chiếu giao dịch hàng tháng có xác nhận của Bên A (Công ty) và Bên B (CTV/Đơn vị F2);
5. Hóa đơn Thuế Giá trị Gia tăng do Bên B xuất cho Bên A (chỉ áp dụng đối với trường hợp Đơn vị F2 là sàn liên kết; không áp dụng đối với CTV);
6. Giấy đề nghị tạm ứng/thanh toán đối với trường hợp Đơn vị F2 là sàn liên kết hoặc Phiếu chi đối với trường hợp CTV theo biểu mẫu của Công ty.
VII. ĐIỀU KHOẢN KIỂM SOÁT:
1. Công ty có quyền tạm dừng hoặc từ chối thanh toán hoa hồng trong các trường hợp:
- Giao dịch phát sinh tranh chấp;
- Khách hàng hủy giao dịch, mất cọc hoặc điều chỉnh điều kiện bán;
- Chủ đầu tư chưa thanh toán hoặc tạm giữ phí môi giới.
2. Mọi điều chỉnh liên quan đến hoa hồng chỉ có giá trị khi được phê duyệt bằng văn bản bởi Công ty.
3. Quy trình này là căn cứ pháp lý nội bộ để xử lý các vấn đề liên quan đến đối chiếu và thanh toán hoa hồng CTV/F2.
PHỤ LỤC: CHECKLIST HỒ SƠ THANH TOÁN HOA HỒNG CTV /
Mục đích: Sử dụng để kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ trước khi thực hiện thanh toán hoa
| STT | Hồ sơ | Chứng từ Bắt buộc (✓) | Ghi chú |
| 1 | Hợp đồng hợp tác / Hợp đồng liên kết giữa |
||
| 2 | Biên bản xác nhận giao dịch thành công | ||
| 3 | Thỏa thuận đặt cọc / Hợp đồng vay vốn / |
||
| 4 | Danh sách sản phẩm giao dịch thành công |
||
| 5 | Bảng kê đối chiếu giao dịch hàng tháng có |
||
| 6 | Hóa đơn GTGT do Bên B xuất cho Bên A |
||
| 7 | Giấy đề nghị tạm ứng/thanh toán (đối với F2 |
||
| 8 | Phiếu chi (đối với CTV cá nhân) | ||
| 9 | Thông tin tài khoản ngân hàng của CTV/F2 | ||
| 10 | CMND/CCCD (đối với CTV cá nhân, bản |
||
| 11 | Chứng chỉ môi giới (bản sao công chứng) |
Xác nhận kiểm tra hồ sơ:
Người lập checklist: .............................. Ngày: ....../....../........
Kế toán kiểm soát: .............................. Ngày: ....../....../........
Phê duyệt: ........................................ Ngày: ....../....../........
