1. Mục đích
Hướng dẫn nhân viên kinh doanh (NVKD) thực hiện đăng ký lịch tham quan nhà mẫu một cách đúng quy định, đảm bảo thông tin được chuyển đến Chủ đầu tư/Bên thứ 3 đầy đủ – đúng hạn – chính xác, giúp việc tiếp đón khách hàng diễn ra thuận lợi, chuyên nghiệp.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho toàn bộ nhân viên kinh doanh và bộ phận Admin đang triển khai bán hàng các dự án do Chủ đầu tư quản lý nhà mẫu.
3. Quy trình thực hiện
Bước 1: NVKD tiếp nhận nhu cầu từ khách hàng:
Khi có khách hàng hoặc nhóm khách hàng có nhu cầu tham quan nhà mẫu, NVKD có trách nhiệm:
- Xác nhận thời gian dự kiến tham quan (ngày, giờ);
- Ghi nhận thông tin chi tiết của khách hàng:
• Họ và tên;
• Số điện thoại;
• Số lượng người đi cùng;
• Mục đích tham quan (tư vấn, xem thực tế, chuẩn bị chốt,…);
• Dự án/nhà mẫu quan tâm.
Bước 2: NVKD gửi thông tin đăng ký cho Admin:
- NVKD điền đầy đủ thông tin vào Biểu mẫu đăng ký tham quan (tin nhắn zalo/link driver…. theo mẫu Công ty/Chủ đầu tư) và gửi cho Admin qua tin nhắn nhóm nội bộ. Thời hạn gửi: chậm nhất trước một giờ trước thời điểm tham quan dự kiến/theo quy định CĐT ban hành từng dự án.
- Thông tin bắt buộc gồm: thời gian, địa điểm tham quan, số lượng NVKD và khách hàng, CCCD NVKD/khách hàng …. (theo quy định).
Bước 3: Admin tổng hợp và đăng ký với Chủ đầu tư:
Admin kiểm tra thông tin NVKD gửi (đầy đủ, đúng định dạng), tổng hợp và gửi cho CSKH hoặc Quản lý Nhà mẫu của Chủ đầu tư theo mẫu quy định. Sau khi CĐT phản hồi xác nhận lịch, Admin cập nhật lại cho từng NVKD.
Bước 4: Thông báo xác nhận cho NVKD:
Admin thông báo lại cho NVKD: lịch tham quan được CĐT xác nhận, người phụ trách đón tiếp, các quy định cụ thể (thời gian, điểm tập trung, trang phục, không gian được phép quay/chụp,...). NVKD có trách nhiệm báo lại cho khách hàng và tuân thủ đúng khung giờ đã xác nhận.
Bước 5: Tham quan & phản hồi:
NVKD đồng hành cùng khách hàng trong buổi tham quan; đảm bảo tuân thủ quy định của CĐT. Sau buổi tham quan, nếu có phản hồi hoặc hình ảnh, NVKD gửi lại cho Admin để lưu hồ sơ và báo cáo tổng hợp.
4. Trách nhiệm từng bên:
|
Bộ phận |
Trách nhiệm chính |
|
NVKD |
Thu thập thông tin khách; đăng ký đúng hạn; đồng hành và hỗ trợ trong buổi tham quan. |
|
Admin |
Kiểm tra, tổng hợp, gửi đăng ký cho CĐT; cập nhật phản hồi; lưu hồ sơ và báo cáo. |
|
Chủ đầu tư |
Xác nhận lịch tham quan; hướng dẫn quy trình tiếp đón tại nhà mẫu. |
5. Lưu ý quan trọng
- NVKD không tự ý liên hệ trực tiếp với CĐT để đăng ký. Mọi đăng ký phải qua Admin.
- Chỉ những danh sách đã được Admin xác nhận mới được phép tham quan.
- Nếu thay đổi lịch, NVKD cần báo lại ít nhất 1 giờ trước khung giờ đã đăng ký.
- Thông tin sai hoặc thiếu có thể dẫn đến việc CĐT từ chối tiếp đón.
6. Mẫu biểu áp dụng
- Mẫu đăng ký tham quan nhà mẫu (dành cho NVKD) – file Excel/Google Sheet.
- Mẫu tổng hợp đăng ký gửi CĐT (dành cho Admin).
- Mẫu báo cáo tổng hợp lượt tham quan hàng tuần/tháng.
