Trang chủMặc địnhQUY TRÌNH CHUYỂN ĐỔI BOOKING SANG ĐẶT CỌC

QUY TRÌNH CHUYỂN ĐỔI BOOKING SANG ĐẶT CỌC

RedM
4 tháng 1

🔹 BƯỚC 1: Tiếp nhận booking

Admin cần làm:

  • Nhận booking từ:

    • Form online / CRM / Zalo / Facebook / Hotline

  • Kiểm tra các thông tin:

    • Tên khách

    • SĐT / Email

    • Dịch vụ/sản phẩm

    • Thời gian – địa điểm

    • Giá trị đơn hàng

📌 Checklist admin

  • Booking có đầy đủ thông tin chưa?

  • Có trùng lịch / hết slot không?

🔹 BƯỚC 2: Xác nhận khả năng cung cấp dịch vụ

Admin cần làm:

  • Kiểm tra:

    • Lịch trống

    • Tình trạng sản phẩm

    • Giá áp dụng (đã đúng chưa)

  • Xác nhận lại với khách:

🔹 BƯỚC 3: Thông báo điều kiện đặt cọc

Admin cần gửi rõ ràng cho khách:

  • Số tiền đặt cọc
  • Hạn cuối đặt cọc
  • Chính sách:
    • Hoàn / không hoàn
    • Dời lịch
    • Hủy dịch vụ

📌 Nên dùng 1 mẫu tin nhắn chuẩn, ví dụ:

“Để xác nhận chính thức booking, anh/chị vui lòng đặt cọc … trước …”

🔹 BƯỚC 4: Theo dõi & thu tiền đặt cọc

Admin cần làm:

  • Gửi thông tin thanh toán:

    • STK / QR / Ví điện tử

  • Theo dõi hạn cọc:

    • Nếu gần deadline → nhắc khách

  • Nhận bằng chứng thanh toán:

    • Ảnh chuyển khoản

    • Mã giao dịch

📌 Checklist:

  • Đúng số tiền?

  • Đúng nội dung chuyển khoản?

  • Đúng khách?

🔹 BƯỚC 5: Xác nhận ĐÃ ĐẶT CỌC

Admin cần làm:

  • Xác nhận với khách:

    • “Đã nhận cọc”

    • Booking chuyển sang trạng thái đặt cọc

  • Gửi:

    • Biên nhận / xác nhận đặt cọc

    • Thông tin tiếp theo (lịch, hợp đồng, chuẩn bị dịch vụ…)

🔹 BƯỚC 6: Cập nhật hệ thống & bàn giao

Admin cần làm:

  • Cập nhật:

    • CRM / Excel / Phần mềm

    • Trạng thái: Đã đặt cọc

  • Bàn giao cho bộ phận liên quan:

    • Kỹ thuật

    • Sale phụ trách

    • Điều phối vận hành

III. Trách nhiệm cốt lõi của ADMIN trong quy trình

Admin KHÔNG chỉ là người ghi nhận, mà là người:

  1. Kiểm soát trạng thái booking

  2. Đảm bảo thu tiền đúng – đủ – đúng hạn

  3. Giảm rủi ro bom hàng

  4. Giao tiếp rõ ràng – tránh tranh chấp

IV. Các lỗi admin thường gặp (cần tránh)

❌ Không nói rõ điều kiện cọc
 ❌ Không theo sát deadline
 ❌ Không cập nhật trạng thái → trùng lịch
 ❌ Xác nhận miệng nhưng không có bằng chứng

V. Gợi ý chuẩn hóa (rất nên làm)

  • 1 file:

    • Booking list

    • Trạng thái: booking / chờ cọc / đã cọc / hoàn tất

  • 1 mẫu:

    • Tin nhắn xác nhận booking

    • Tin nhắn yêu cầu cọc

    • Tin nhắn xác nhận cọc
Admin