QUY ĐỊNH VỀ VIỆC MUA SẮM VĂN PHÒNG PHẨM

I. MỤC ĐÍCH

• Đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời văn phòng phẩm phục vụ cho hoạt động làm việc của Công ty Redland.

• Quản lý chi phí mua sắm văn phòng phẩm hiệu quả, tránh lãng phí.

• Chuẩn hóa quy trình đề xuất, phê duyệt và mua sắm văn phòng phẩm trong toàn công ty.

II. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

• Quy định này áp dụng cho nhân sự trực tiếp sử dụng văn phòng phẩm thuộc khối BO như phòng Admin, Hành chính nhân sự và Marketing tại Công ty Redland.

• Áp dụng đối với tất cả các loại văn phòng phẩm phục vụ công việc chung (giấy in, bút, mực in, sổ sách, bìa hồ sơ, vật dụng văn phòng khác…).

III. NGUYÊN TẮC MUA SẮM

1. Việc mua sắm văn phòng phẩm được thực hiện định kỳ 02 tháng/lần.

2. Chỉ mua sắm dựa trên nhu cầu thực tế, hợp lý và đã được phê duyệt.

3. Không tự ý mua sắm ngoài quy định, trừ các trường hợp đặc biệt theo Điều 6.

Ưu tiên sử dụng tiết kiệm, tận dụng các vật dụng còn tồn kho.

 IV. QUY TRÌNH ĐỀ XUẤT MUA SẮM

1. Thời gian đề xuất:

• Trước kỳ mua sắm định kỳ ít nhất 05 ngày làm việc.

2. Hình thức đề xuất:
   Các phòng ban lập Phiếu đề xuất mua sắm văn phòng phẩm, ghi rõ:
   - Tên văn phòng phẩm cần mua
   - Số lượng
   - Mục đích sử dụng

3. Trách nhiệm:

• Trưởng bộ phận kiểm tra, xác nhận nhu cầu trước khi gửi về bộ phận Hành chính – Nhân sự (HCNS) / bộ phận phụ trách mua sắm.

 V. PHÊ DUYỆT VÀ THỰC HIỆN MUA SẮM

1. Bộ phận HCNS tổng hợp nhu cầu của các phòng ban.

2. Kiểm tra tồn kho, loại trừ các đề xuất không hợp lý hoặc trùng lặp.

3. Trình Ban Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) phê duyệt.

4. Sau khi được phê duyệt, bộ phận phụ trách tiến hành mua sắm theo đúng danh mục và ngân sách đã duyệt.

Văn phòng phẩm sau khi mua được nhập kho và cấp phát theo nhu cầu đã đăng ký.

VI. TRƯỜNG HỢP MUA SẮM NGOÀI ĐỊNH KỲ

• Chỉ áp dụng trong các trường hợp:

  • Phát sinh nhu cầu đột xuất phục vụ công việc gấp.

  • Văn phòng phẩm thiết yếu bị thiếu do hư hỏng hoặc hết sớm hơn dự kiến.

  • Việc mua sắm ngoài định kỳ phải: Có đề xuất bằng văn bản và Được Trưởng bộ phận và Ban Giám đốc phê duyệt trước khi thực hiện
    

VII. TRÁCH NHIỆM SỬ DỤNG VÀ BẢO QUẢN

• Nhân viên có trách nhiệm sử dụng văn phòng phẩm đúng mục đích công việc.
• Không sử dụng cho mục đích cá nhân.
  
• Trường hợp sử dụng lãng phí hoặc sai mục đích, cá nhân/bộ phận liên quan phải chịu trách nhiệm theo quy định của Công ty.