I. MỤC ĐÍCH
Tài liệu này được xây dựng nhằm chuẩn hóa việc sử dụng các biểu mẫu hành chính – nhân sự trong Công ty, đảm bảo:
- Thống nhất quy trình xử lý các nghiệp vụ nội bộ phát sinh trong quá trình làm việc.
- Đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao động, các phòng ban và Ban Lãnh đạo.
- Tăng tính minh bạch, rõ ràng trong quản lý nhân sự, tài chính và tài sản công ty.
- Làm căn cứ lưu trữ hồ sơ, kiểm soát nội bộ và xử lý các vấn đề phát sinh.
- Hỗ trợ công tác onboarding, quản trị nhân sự và vận hành doanh nghiệp hiệu quả.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
- Áp dụng cho toàn bộ cán bộ, nhân viên đang làm việc tại Công ty Redland.
- Áp dụng cho các phòng ban liên quan: Hành chính – Nhân sự, Kế toán, các đơn vị chuyên môn và Ban Lãnh đạo.
III. NỘI DUNG CHI TIẾT CÁC BIỂU MẪU
1. ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP
1.1 Mục đích
- Ghi nhận và quản lý nhu cầu nghỉ phép của người lao động theo đúng quy định.
- Đảm bảo công việc được bàn giao, không làm gián đoạn hoạt động của phòng ban.
- Là căn cứ để Phòng HCNS theo dõi ngày phép, chấm công và chế độ liên quan.
1.2 Nội dung chính
- Thông tin người lao động: họ tên, chức vụ, thông tin liên hệ.
- Thời gian xin nghỉ phép: số ngày nghỉ, thời gian bắt đầu và kết thúc.
- Lý do nghỉ phép.
- Thông tin bàn giao công việc: người nhận bàn giao, phòng ban.
- Cam kết cập nhật công việc trong thời gian nghỉ.
- Xác nhận và phê duyệt của Ban Giám đốc/Phòng HCNS.
2. ĐƠN XIN THÔI VIỆC
2.1 Mục đích
- Ghi nhận nguyện vọng chấm dứt quan hệ lao động của người lao động.
- Là căn cứ thực hiện quy trình chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định.
- Đảm bảo việc bàn giao công việc, hồ sơ, tài sản được thực hiện đầy đủ.
2.2 Nội dung chính
- Thông tin người lao động: họ tên, chức vụ, bộ phận.
- Thời điểm đề nghị nghỉ việc.
- Lý do xin thôi việc.
- Nội dung bàn giao công việc và người nhận bàn giao.
- Cam kết đã hoàn tất bàn giao trước khi nghỉ việc.
- Xác nhận của Ban Lãnh đạo.
3. PHIẾU CHI
3.1 Mục đích
- Ghi nhận các khoản chi tiền mặt của công ty theo đúng quy định tài chính – kế toán.
- Là chứng từ kế toán hợp pháp để hạch toán, quyết toán và kiểm soát dòng tiền.
- Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong hoạt động chi tiêu.
3.2 Nội dung chính
- Thông tin người nhận tiền và địa chỉ.
- Lý do chi và số tiền chi (bằng số và bằng chữ).
- Tài khoản kế toán liên quan (Nợ/Có).
- Danh sách chứng từ gốc kèm theo.
- Chữ ký xác nhận của các bên liên quan: Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Người lập phiếu, Người nhận tiền.
4. PHIẾU ĐỀ XUẤT (VĂN PHÒNG PHẨM)
4.1 Mục đích
- Ghi nhận nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của các phòng ban.
- Kiểm soát chi phí, số lượng và mục đích sử dụng tài sản, vật tư văn phòng.
- Là căn cứ để Phòng HCNS và Ban Lãnh đạo xem xét, phê duyệt và cấp phát.
4.2 Nội dung chính
- Thông tin đơn vị và người đề nghị.
- Danh mục văn phòng phẩm đề xuất: tên, đơn vị tính, số lượng.
- Mục đích sử dụng và ghi chú (nếu có).
- Chữ ký xác nhận của: Người đề nghị, Trưởng đơn vị, Phòng HCNS, Giám đốc.
IV. NGUYÊN TẮC THỰC HIỆN
- Các biểu mẫu phải được sử dụng đúng mục đích, đúng đối tượng và đúng quy trình.
- Thông tin kê khai phải trung thực, đầy đủ và chịu trách nhiệm trước Công ty.
- Các trường hợp không tuân thủ quy định phải được Ban Lãnh đạo phê duyệt bằng văn bản.
V. TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN
- Người lao động: Lập và nộp biểu mẫu đúng thời hạn, chịu trách nhiệm về nội dung kê khai.
- Trưởng bộ phận: Kiểm tra, xác nhận và giám sát việc thực hiện.
- Phòng HCNS/Kế toán: Hướng dẫn, lưu trữ hồ sơ và thực hiện các nghiệp vụ liên quan.
- Ban Lãnh đạo: Phê duyệt và chỉ đạo thực hiện theo quy định.
*Biểu mẫu
1.Đơn xin nghỉ phép:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP
Kính gửi: - Ban Giám đốc ………………….
- Phòng Hành chính - Nhân sự
Tên tôi là:……………………………………………….………………………
Chức vụ hiện tại:……………………..….…….………………………………
Điện thoại liên hệ khi cần: ………………….…………………..……………
Kính đề Ban Giám đốc, Trưởng Phòng Hành chính - Nhân sự.………………..………..…. cho tôi nghỉ phép ...... ngày,
(kể từ ngày …... tháng ….... năm..…. đến ngày….... tháng ….. năm …..).
Lí do: .........................................................................................................
Tôi đã bàn giao công việc trong thời gian nghỉ phép lại cho ông (bà):
…………………………… ……… Phòng ……………...
Ông (bà) …………………………… sẽ thay tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao theo quy định.
Tôi xin hứa sẽ cập nhật đầy đủ nội dung công tác trong thời gian vắng. Rất mong Ban Giám đốc xem xét và chấp thuận.
Xin trân trọng cảm ơn!
|
|
…….. ngày … tháng …. năm …… NGƯỜI LÀM ĐƠN |
2. Đơn xin thôi việc:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
------------------
ĐƠN XIN THÔI VIỆC
Kính gửi : .............................................................................................................
..............................................................................................................
Tôi tên là :
Chức vụ : Bộ phận :
Nay tôi làm đơn này, kính xin Ban giám đốc cho tôi được thôi việc kể từ ngày.....
…………………………………………………………………………………….
Lý do: ..……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Tôi đã bàn giao công việc cho :.......................................Bộ phận : ………………
Các công việc được bàn giao :.................................................................................
.................................................................................................................................
Tôi cam đoan đã bàn giao công việc lại cho bộ phận có liên quan trước khi nghỉ việc.
Rất mong Ban Giám đốc xem xét và chấp thuận cho tôi được phép thôi việc. Tôi xin chân thành cảm ơn.
………….., ngày...... tháng ...... năm .....
|
Xác nhận của BLĐ (ký ghi rõ họ tên) |
(ký ghi rõ họ tên) |
3.Phiếu Chi
|
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN REDLAND Tầng 5, Ô D29 Phạm Văn Bạch, Tòa Báo Sinh Viên Việt Nam, Phường Cầu Giấy, Thành Phố Hà Hội, Việt Nam |
Mẫu số 02 - TT |
PHIẾU CHI
Ngày.........tháng.......năm......
Họ và tên người nhận tiền:..............................................................................................
Địa chỉ:............................................................................................................................
Lý do chi:........................................................................................................................
Số tiền:...................................... (Viết bằng chữ) :...........................................................
.........................................................................................................................................
Kèm theo: ............................................................... Chứng từ gốc:
|
|
|
Ngày....tháng....năm.... |
||
|
Giám đốc |
Kế toán trưởng |
Thủ quỹ |
Người lập phiếu |
Người nhận tiền |
4. Đề xuất
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
|
|
|
........,ngày..........tháng......năm....... |
PHIẾU ĐỀ XUẤT VĂN PHÒNG PHẨM
|
STT |
LOẠI VĂN PHÒNG PHẨM |
ĐƠN VỊ |
SỐ |
MỤC ĐÍCH |
GHI CHÚ |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
|
|
7 |
|
|
|
|
|
|
8 |
|
|
|
|
|
|
9 |
|
|
|
|
|
|
10 |
|
|
|
|
|
|
Giám đốc |
Phòng HCNS |
Trưởng đơn vị |
Người đề nghị |
