Các Công việc của HCNS trong công ty

I. TỔNG QUAN VỀ VỊ TRÍ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TỔNG HỢP TRONG CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN REDLAND

1.     Tổng quan 

•      Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt tại Redland, bên cạnh các bộ phận trực tiếp tạo ra doanh thu, vị trí Hành chính – Nhân sự (HCNS) đóng vai trò âm thầm nhưng vô cùng quan trọng. Đây là bộ phận giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, đảm bảo con người, giấy tờ và môi trường làm việc luôn được sắp xếp khoa học, rõ ràng.
• Hành chính Nhân sự tổng hợp là vị trí kết hợp giữa các mảng công việc:
  •        Hành chính: quản lý văn phòng, giấy tờ, hậu cần, tài sản
  •        Nhân sự: quản lý con người, hồ sơ, chế độ và các vấn đề liên quan đến người lao động
  •        Tuyển dụng: Tuyển dụng nhân sự còn thiếu dựa trên nhu cầu của các phòng ban 

2. Vai trò

• Tại Redland, HCNS thường là vị trí đa nhiệm, một người đảm nhận nhiều đầu việc khác nhau có vai trò: 
  •       Kết nối giữa Ban lãnh đạo và nhân viên
  •       Đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, ổn định
  •      Chăm lo quyền lợi và đời sống tinh thần của người lao động
  •      Hỗ trợ các phòng ban trong quá trình làm việc

Nói một cách đơn giản, người làm hành chính nhân sự giống như 1 “mama tổng quản” đứng phía sau để mọi hoạt động trong công ty diễn ra trơn tru mỗi ngày. 

   II.          NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHI TIẾT MÀ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ KIÊM NHIỆM

1.     Công việc hành chính văn phòng

•       Quản lý văn phòng phẩm & tài sản: Theo dõi số lượng văn phòng phẩm, tài sản công ty và đề xuất mua bán sửa chữa khi cần thiết
•       Đảm bảo các vật dụng cần thiết cho công việc hằng ngày luôn sẵn sàng.
•      Quản lý hồ sơ, giấy tờ công ty: Lưu trữ và sắp xếp giấy tờ như công văn, hợp đồng, quyết định…..
•       Đảm bảo hồ sơ không bị thất lạc, dễ kiểm tra khi cần.
•       Soạn thảo văn bản hành chính: Chuẩn bị các văn bản cơ bản phục vụ hoạt động công ty như thông báo nội bộ, quyết định….
•       Đảm bảo Thông tin truyền đạt rõ ràng, đúng nội dung
•       Hậu cần & vận hành văn phòng: Chuẩn bị phòng họp, nước uống. Phối hợp vệ sinh văn phòng gọn gàng sạch sẽ
•       Môi trường làm việc thoải mái, chuyên nghiệp
•       Set up họp giao ban hàng tuần: Chuẩn bị slide họp giao ban, gửi link họp online tới các chi nhánh
•       Đảm bảo cuộc họp diễn ra trơn chu, đúng timeline.

2. Công việc nhân sự

•       Tiếp nhận & quản lý nhân sự mới: Chuẩn bị hợp đồng, Thu hồ sơ cá nhân và Hướng dẫn nội quy, quy định 
•       Đảm bảo Nhân viên mới hiểu rõ công ty và hòa nhập nhanh
•       Quản lý hồ sơ nhân sự: Quản lý và lưu trữ các thông tin của nhân sự bao gồm: CCCD, bằng cấp, hợp đồng….
•       Đảm bảo Thông tin đầy đủ – bảo mật – chính xác. 
•       Chấm công – lương: Theo dõi chuyên cần, chấm công, nghỉ phép. Từ đó tổng hợp dữ liệu tính lương để chốt bảng lương đúng hẹn
•       Đảm bảo quyền lợi cho nhân sự.
  
  
  

3. Tuyển dụng

•      Tìm và tiếp nhận nhân sự phù hợp bằng cách: Đăng tin tuyển dụng, Liên hệ, sàng lọc ứng viên, Sắp xếp lịch phỏng vấn. Thực hiện đúng theo quy trình tuyển dụng của công ty.
•      Đảm bảo tuyển đúng người – đúng nhu cầu.
  
  
  

4.   Truyền thông & hoạt động nội bộ

•       Tham gia xây dựng các hoạt động gắn kết nhân viên và xây dựng văn hóa công ty như Thông báo nội bộ, Tổ chức sinh nhật, liên hoan và các Hoạt động tập thể
•       Tạo môi trường làm việc thân thiện, lan tỏa hình ảnh đẹp của công ty.
  
  

  III.     KỸ NĂNG CẦN CÓ

Hành chính – Nhân sự tổng hợp là vị trí đòi hỏi người làm không chỉ nắm nghiệp vụ mà còn phải có nhiều kỹ năng mềm để xử lý công việc hằng ngày liên quan đến con người, giấy tờ và vận hành doanh nghiệp. Tại Redland nói riêng và các doanh nghiệp khác nói chung, nếu bạn có những kỹ năng sau thì bạn sẽ làm tốt công việc của mình.

1. Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe

Hành chính – Nhân sự là bộ phận thường xuyên làm việc với tất cả mọi người trong công ty, từ Ban lãnh đạo đến nhân viên. Vì vậy:

•       Cần giao tiếp rõ ràng, dễ hiểu
•       Biết lắng nghe ý kiến, tâm tư của nhân viên
•       Giữ thái độ lịch sự, trung lập khi xử lý vấn đề

2. Kỹ năng sắp xếp và quản lý công việc

HCNS thường làm nhiều việc cùng lúc như Giấy tờ, hồ sơ, Chấm công, lương và Việc phát sinh đột xuất
Do đó cần:

•      Biết sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên
•      Ghi chép và theo dõi tiến độ
•      Tránh bỏ sót hoặc làm chậm việc quan trọng

3. Kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề

Trong quá trình làm việc, HCNS thường gặp các vấn đề như Khiếu nại về lương, chấm công và Các tình huống phát sinh bất ngờ
Vì vậy cần:

•      Bình tĩnh, không phản ứng cảm tính
•      Xem xét vấn đề khách quan
•      Tìm giải pháp phù hợp với quy định công ty

4. Tinh thần hỗ trợ và thái độ tích cực

Hành chính – Nhân sự là vị trí hỗ trợ cho toàn bộ nhân sự trong công ty, các phòng ban và ban lãnh đạo 

Vì vậy:

•      Cần thái độ hợp tác, sẵn sàng giúp đỡ
•      Không ngại việc nhỏ
•      Giữ tinh thần tích cực dù công việc nhiều. 

Tóm lại, Để làm tốt công việc này, bạn không chỉ cần kiến thức chuyên môn mà còn cần nhiều kỹ năng mềm và thái độ làm việc đúng đắn. Khi có đủ những kỹ năng trên, người làm HCNS sẽ trở thành điểm tựa quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và phát triển bền vững.